一、公文的分類(lèi)
1.根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，目前我國(guó)通用的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文共有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
2.按照行文關(guān)系又可分為下行文、上行文和平行文。
?。?）下行文
凡是上級(jí)機(jī)關(guān)向下屬機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，稱(chēng)為下行文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)和意見(jiàn)等。
（2）上行文
凡是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文，稱(chēng)為上行文，如報(bào)告、請(qǐng)示等。
?。?）平行文
平級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，由于工作需要相互往來(lái)的公文，稱(chēng)為平行文，如函、議案，包括某些通知等。
3.按照性質(zhì)作用又可分為命令性公文、指導(dǎo)性公文、決定性公文、知照性公文、呈請(qǐng)性公文、商洽性公文、記錄性公文。
二、公文的構(gòu)成
公文名稱(chēng)+發(fā)文字號(hào)+份數(shù)序號(hào)+秘密等級(jí)和保密期限+緊急程度+簽發(fā)人+公文標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+（附件）+簽發(fā)機(jī)關(guān)印章或簽署+成文日期+……。
（1）公文名稱(chēng)：位于眉首的中央，由發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，如“國(guó)務(wù)院文件”；如果是兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在上，其余排列于后；報(bào)告、請(qǐng)示和一些事務(wù)性公文，可以只用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加文種（用圓括號(hào)括起來(lái)），如“××大學(xué)（通知）”。
（2）發(fā)文字號(hào)：位于公文名稱(chēng)的正下方、文頭底線(xiàn)之上，是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)其制發(fā)的公文依次編排的代碼，由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成。如上海市人民政府的文件發(fā)文字號(hào)是“滬府發(fā)[2001]10號(hào)”（“滬府”表示上海市人民政府，“[2001]”表示2001年度，“10號(hào)”表示這一年的發(fā)文順序號(hào)）。
（3）份數(shù)編號(hào)：同一公文如印制若干份時(shí)，一般應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)于眉首頂格左上端，其標(biāo)法是“000001”。
?。?）簽發(fā)人：在向上呈報(bào)的公文中，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明核準(zhǔn)并簽發(fā)文稿內(nèi)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人姓名，表明公文的具體責(zé)任者。簽發(fā)人標(biāo)志的位置在發(fā)文字號(hào)同一行的右側(cè)，空兩格書(shū)寫(xiě)“簽發(fā)人：×××”。
?。?）公文標(biāo)題的基本組成：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（可省略）+發(fā)文事由（可省略）+文種。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于實(shí)施西部大開(kāi)發(fā)若干政策措施的通知》。
三、常見(jiàn)行政公文的適用范圍
?。?）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
?。?）通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
?。?）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要相關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
（4）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
?。?）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
?。?）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)相關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
（7）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。
?。?）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
四、決定與決議的區(qū)別
?。?）決定可以由會(huì)議做出，也可以由領(lǐng)導(dǎo)集體做出；而決議必須由會(huì)議審議通過(guò)，所以在決議的標(biāo)題下應(yīng)有題注，標(biāo)明決議通過(guò)的時(shí)間和會(huì)議全稱(chēng)。
（2）決定和決議都是決策性公文，一般來(lái)說(shuō)，決定偏重于務(wù)實(shí)，決議偏重于務(wù)虛，決議的理論性強(qiáng)。有些決議，如黨在1981年十一屆六中全會(huì)通過(guò)的《關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》，實(shí)際上是重要的歷史文獻(xiàn)。
五、公告與通告的區(qū)別
?。?）從制發(fā)者的級(jí)別來(lái)看，公告高于通告。公告的制發(fā)者主要是黨和國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)。通告則不然，上至黨和國(guó)家的高級(jí)機(jī)關(guān)，下至基層機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，都可使用。
?。?）從公布的內(nèi)容和告知事項(xiàng)的重要程度來(lái)看，公告高于通告。公告主要是鄭重宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，通告主要是用于發(fā)布應(yīng)當(dāng)遵守所周知的事項(xiàng)。
?。?）從公布的范圍來(lái)看，公告大于通告，公告是向國(guó)內(nèi)外宣布，范圍很廣。通告是在一定范圍內(nèi)發(fā)布，主要針對(duì)社會(huì)的某一方面。
?。?）從文字長(zhǎng)短程度來(lái)看，公告一般短于通告。
六、通知與指示的區(qū)別
（1）通知側(cè)重于要求下級(jí)機(jī)關(guān)知曉、辦理或執(zhí)行某些事項(xiàng)，所作安排較具體；指示側(cè)重于向下級(jí)機(jī)關(guān)闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，要求下級(jí)機(jī)關(guān)結(jié)合實(shí)際情況貫徹執(zhí)行，所作安排較原則。
（2）通知是從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企事業(yè)單位都能使用的文種；指示一般只能由國(guó)務(wù)院及各部委、省自治區(qū)直轄市人民政府發(fā)布，而且必須是重大事項(xiàng)才能使用，一般行政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位不能使用。
七、通報(bào)、通知與通告的區(qū)別
?。?）告知的范圍不同：通報(bào)和通知屬于機(jī)關(guān)內(nèi)部公文，一般都有受文機(jī)關(guān)，有些還需保密。通告則屬周知性公文，可以張貼甚至廣播、登報(bào)。
?。?）告知的內(nèi)容不同：通報(bào)可以用來(lái)表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，而通知、通告不具備這一功能。通知可以用來(lái)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文，發(fā)布規(guī)章制度，任免、聘用干部，通報(bào)和通告不具備這一功能。
?。?）告知的時(shí)機(jī)不同：通告和通知告知的是“事項(xiàng)”，一般是在事前或事初告知，二者的區(qū)別在于告知的范圍有大小。通報(bào)告知的是“情況”，只有在事后才能告知。
八、報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別
（1）行文時(shí)間不同。報(bào)告是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解和掌握情況，它所涉及的工作或事項(xiàng)，可能尚未進(jìn)行或辦理，可能正在進(jìn)行或辦理，也可能已經(jīng)完成或辦畢。因此，報(bào)告可以在事前、事中或事后行文。而請(qǐng)示中的工作或事項(xiàng)，必須經(jīng)過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)審核、批準(zhǔn)后方能實(shí)施、辦理。因此，請(qǐng)示必須事前行文，切不可“先斬后奏”。毛澤東說(shuō)過(guò)：“事前請(qǐng)示、事后報(bào)告”。
?。?）行文內(nèi)容不同。報(bào)告可以是一文一事，作專(zhuān)題性報(bào)告；也可以一文數(shù)事，作綜合性報(bào)告。請(qǐng)示必須一文一事，便于上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)審批。如果在一份請(qǐng)示中寫(xiě)了幾件事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)在審核時(shí)可能會(huì)因?yàn)橛行┦马?xiàng)尚需研究而不能立即批復(fù)，從而延誤本可立即批復(fù)事項(xiàng)的辦理。
（3）行文目的不同。報(bào)告的目的只是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解掌握情況，或者提出意見(jiàn)、建議，一般無(wú)需上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。請(qǐng)示的目的是為了得到上級(jí)機(jī)關(guān)的審核、批準(zhǔn)，必須要求上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)給予批復(fù)。
（4）處理方式不同。與下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出報(bào)告和請(qǐng)示的目的不同相對(duì)應(yīng)，上級(jí)機(jī)關(guān)在收到報(bào)告和請(qǐng)示時(shí)的處理方式也不同。對(duì)報(bào)告一般只作為“閱件”在一定范圍內(nèi)傳閱，然后立卷歸檔。而對(duì)請(qǐng)示則無(wú)論同意與否，都必須及時(shí)批復(fù)。
（5）行文重心不同。報(bào)告是陳述性公文，以敘事為主。請(qǐng)示是請(qǐng)示性公文，以說(shuō)理為主。
九、批復(fù)與指示的區(qū)別
?。?）行文范圍不同。指示適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，面向所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)，面向來(lái)文請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。
?。?）行文原因不同。指示是上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)實(shí)際的需要主動(dòng)行文。批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示被動(dòng)行文。
?。?）行文篇幅不同。指示一般內(nèi)容豐富，篇幅較長(zhǎng)，常常分條列項(xiàng)寫(xiě)。批復(fù)一般內(nèi)容單一，有的三言?xún)烧Z(yǔ)，短小精悍；即使分條開(kāi)列，篇幅也不會(huì)很長(zhǎng)。
十、行政公文辦理
（1）收文辦理包括簽收、啟封、收文登記、審核、分文、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦12個(gè)環(huán)節(jié)。
（2）發(fā)文辦理包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印與簽署、分發(fā)、裝封、發(fā)送10個(gè)環(huán)節(jié)。
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